Sala konferencyjna w hotelu – na co zwracać uwagę?

Konferencja to spotkanie, które pozwala na poszerzenie wiedzy, zdobycie nowych kontaktów, poznanie osób z branży, a nawet pozyskanie potencjalnych klientów. Niezależnie od poruszanej tematyki, event ten jest wizytówką jego organizatora i wydarzeniem, które na długo zapada w pamięć. Jeśli stoisz przed wyzwaniem, jakim jest przygotowanie tego rodzaju wydarzenia, pamiętaj, że planowanie należy rozpocząć odpowiednio wcześniej. Jednak od czego zacząć? Praktyka pokazuje, że jedną z najważniejszych kwestii jest wybór sali konferencyjnej. Na co zwrócić uwagę przed podjęciem decyzji? Jakie cechy są istotne, a jakie mniej ważne? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Wygląd ma znaczenie

Sala konferencyjna jest miejscem, w którym spotykamy się z naszymi partnerami biznesowymi, kontrahentami, potencjalnymi klientami lub osobami z branży. Bardzo ważne jest więc to, by była reprezentatywna, nowoczesna i zaplanowana z pomysłem. Elegancja i dobry gust powinny być widoczne już w przeciągu kilku minut, ponieważ to właśnie pierwsze wrażenie pozostaje w pamięci na długi czas. Istotne jest także to, by sala była przytulna i dawała poczucie komfortu, zarówno uczestnikom, jak i osobom prowadzącym spotkanie.

Przestrzeń powinna być dopasowana do liczby zgromadzonych gości, a umieszczone w niej meble i akcesoria muszą cechować się doskonałym stanem i dopasowaniem do charakteru spotkania. Czynnikiem, na który warto zwrócić szczególną uwagę i który należy odpowiednio wcześniej ustalić z obsługą hotelu jest sposób rozmieszczenia krzeseł. Jedne z najchętniej wybieranych ustawień to podkowa, ustawienie teatralne oraz tzw. ustawienie warsztatowe. Wybrane przez nas rozmieszczenie powinno zapewniać wszystkim uczestnikom jak największą wygodę i możliwość swobodnego odbierania programu.

Aby osoby zgromadzone w sali konferencyjnej mogły zachować skupienie i zaangażowanie, niezwykle ważny jest dostęp do światła słonecznego i świeżego powietrza. Jeśli ostatni element nie jest możliwy do zrealizowania, pomieszczenie powinno być wyposażone w sprawnie działającą klimatyzację, która zagwarantuje odpowiednią temperaturę nawet w czasie upalnego lata.

Wygoda – czyli co?

Kolejnym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę w czasie wybierania sali konferencyjnej jest szeroko pojęta wygoda uczestników. Niektóre elementy mające na nią wpływ, zostały już wymienione. Warto jednak podkreślić, że duże znaczenie mają odpowiednio dobrane krzesła, które z jednej strony nie powodują senności, a z drugiej umożliwiają ustawienie ciała w wygodnej pozycji. Przy większej ilości osób bardzo ważne jest też wykorzystanie nowoczesnego sprzętu nagłaśniającego, który sprawi, że każdy, nawet najbardziej oddalony od mówcy uczestnik będzie doskonale słyszał wypowiadane słowa. Jeśli program zakłada wykorzystanie materiałów wizualnych, takich jak wykresy, czy graficzne podsumowania ważne jest wyposażenie sali w tablice interaktywne i inne akcesoria umożliwiające prezentację danych.

Wygoda nie ogranicza się jednak tylko do samej sali konferencyjnej. Jeśli organizowany przez nas event trwa dłużej, niż jeden dzień, bardzo ważne jest zapewnienie uczestnikom komfortowego noclegu i innych koniecznych udogodnień, w tym cateringu.

Dogodna lokalizacja kluczem do sukcesu

Sala konferencyjna, a co za tym idzie hotel, którego jest częścią, powinna znajdować się w dogodnej lokalizacji, umożliwiającej swobodne dotarcie osobom o różnych możliwościach. Najlepiej by znajdowała się w miejscu, do którego można z łatwością dostać się zarówno samochodem, jak i środkami komunikacji. Ważna jest więc m.in. bliskość do przystanków autobusowych, przystanków tramwajowych, czy lotnisk.

Praktyka pokazuje, że niezwykle istotnym elementem jest dostęp do dużego, mieszczącego co najmniej kilkadziesiąt samochodów parkingu, dostępnego jedynie dla gości hotelowych. Brak odpowiedniej przestrzeni postojowej może bowiem sprawić, że uczestnicy nie będą mogli pozostawić swoich pojazdów w pobliżu miejsca eventu, a co za tym idzie nie skorzystają w pełni z przygotowanego programu.

Na co zwrócić uwagę?

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę podczas wybierania odpowiedniej sali konferencyjnej? M.in. na to, że:

  • kluczowe znaczenie ma wcześniejsze obejrzenie interesującego nas miejsca na żywo, a także sprawdzenie opinii osób, które już korzystały z danej lokalizacji,
  • bardzo ważna jest obecność udogodnień, takich jak dostęp do internetu, Wi-Fi i pełnego zasięgu telefonicznego,
  • sala powinna posiadać wysokiej jakości nagłośnienie i możliwość zaciemnienia wnętrza,
  • w zależności od charakteru eventu konieczna jest obecność elementów, takich jak mównica, stół prezydencjalny, sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, rzutnik slajdów, rzutnik pisma, laptop, projektor video-komputer, ekran, panel ciekłokrystaliczny, scena, flipchart, ksero, czy faks,
  • warto sprawdzić, jakie są walory turystyczno-wypoczynkowe danego obiektu, tak by zapewnić uczestnikom komfortowy wypoczynek,
  • należy z wyprzedzeniem sprawdzić zaplecze socjalne, w tym szatnie dla gości.

Nasza oferta

Jeśli szukasz wysokiej jakości miejsca, w którym możesz zorganizować szkolenia i konferencje, skorzystaj z naszej oferty. Dla naszych gości przygotowaliśmy sale, takie jak:

Sala Platanowa, czyli sala typu VIP ROOM z pełnym wyposażeniem konferencyjnym, która może pomieścić do czterdziestu osób; sala jest wyposażona w ekran, projektor multimedialny, klimatyzację, zaciemnienie, dostęp do internetu, a także nowoczesny system oświetleniowy; istnieje możliwość ustawienia krzeseł w różnych konfiguracjach, takich jak litera “U”, ustawienie bankietowe (do 18 osób), ustawienie szkolne (do 32 osób) i ustawienie teatralne (do 40 osób),

Sala Sadowa, czyli największa sala bankietowo-konferencyjna, w której może przebywać do dwustu pięćdziesięciu osób; sala jest wielofunkcyjna i posiada widok na ogród, a także udogodnienia, takie jak ekran, projektor multimedialny, system nagłośnieniowy, mikrofon, klimatyzację, zaciemnienie, dostęp do internetu, nowoczesny system oświetleniowy.

Sala Ogrodowa, czyli sala szkoleniowa w Gdańsku, która mieści do 60 osób. Do Państwa dyspozycji jest zestaw nagłośnieniowy, projektor i ekran. Salę szkoleniową można zaciemnić dla lepszego odbioru obrazu i skupienia. Sala Ogrodowa wyposażona jest w klimatyzację, więc szkolenia można przeprowadzać w niej nawet w upalne dni. Dodatkowo znajduje się na terenie pięknego ogrodu. W przypadku dłuższych szkoleń zapewniamy catering dla uczestników.